HeiCheck

Datenschutzerklärung – HeiCheck CLOUD

Datenschutzerklärung nach der DSGVO

Sie haben sich für die Verwendung der HeiCheck-App der Medizinischen Fakultät Heidelberg entschieden. Für das uns entgegengebrachte Vertrauen bedanken wir uns.

Die Medizinische Fakultät Heidelberg stellt die HeiCheck-App zur Organisation und Prüfungsdurchführung diversen praktischen Kursen zur medizinischen Ausbildung zur Verfügung. Berechtigte Nutzerinnen und Nutzer erhalten nach Login weitere Möglichkeiten zur Kommunikation und Interaktion. Die Nutzung von HeiCheck ist nur obligatorisch, wenn diese in den Kursrichtlinien geregelt ist.

Nach Art. 13 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erhalten Sie die nachfolgenden Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung der App/Website HeiCheck.

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Universität Heidelberg, vertreten durch die Rektorin
Grabengasse 1
69117 Heidelberg
Deutschland

rektorin@rektorat.uni-heidelberg.de

II. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter
Seminarstr. 2
69117 Heidelberg
Tel: +49 6221 54-12070

E-Mail: datenschutzbeauftragter@uni-heidelberg.de 

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website/App sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist und die wir zwingend zur Zweckerfüllung benötigen. Das sind folgende Daten.

2. Berechtigungen (gilt nur für die iOS-App)

Für die umfassende Nutzung der App und deren verschiedenen Funktionalitäten benötigt diese einige Zugriffsberechtigungen, zu deren Erteilung Sie entweder bei der erstmaligen Anmeldung oder im Zuge der Nutzung der jeweiligen Funktion aufgefordert werden. Dies kann direkt über die hierfür vorgesehenen Berechtigungsregelungen des Mobilgeräts geregelt werden. Diese Berechtigungen erlauben es der App, über entsprechende Schnittstellen auf die nachstehend näher ausgeführten Funktionen des Gerätes und die Daten, die auf dem Endgerät gespeichert sind zuzugreifen.

Die Vergabe der Berechtigungen und Zugriffe der App ist rein freiwillig und nur notwendig, sofern Sie die entsprechende Funktion nutzen möchten. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung gem. Art 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a, Art. 7 DS-GVO.

3. Kategorien personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dies sind z. B. Angaben wie der Vor- und Nachname, die Anschrift, die E-Mail-Adresse, die Telefon- oder Mobilfunknummer, ggf. die Matrikelnummer und die IP-Adresse. Die Liste der verarbeiteten personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen Ihrer Nutzung von HeiCheck-App verarbeiten, finden Sie in der folgenden Tabelle.

Lfd. NrBeschreibung
1Login-Daten
• Benutzer ID (Uni-ID)
• Passwort (verschlüsselt)
2Nutzerbezogene Daten
• Benutzer ID (Uni-ID)
• Name und Vorname
• Matrikelnummer
• Rolle
• E-Mail Adresse
• Berechtigungen / Rollen
3Nutzungsaktivitäten
• Behandlungstermine
• Kurszugehörigkeit / Kursteilnahme
• Tickets & ToDos zur Abnahme von Prüfungsleistungen
4Leistungs- und Bewertungsdaten
• Behandlungsversuch
• qualitative und quantitative Bewertungen
5Metadaten der Datensätze
• Erstellungsdatum
• Änderungsdatum
• Benutzer ID der letzten Änderung
6Technische Protokolierung
• Login-Versuche
• Fehlerprotokolle
7Sicherheitsrelevante Ereignisse
Systemzugriffe

4. Zweck der Datenverarbeitung

Sofern Sie uns Ihre Daten zu den im Folgenden aufgeführten Zwecken mitteilen, verarbeiten und nutzen wir diese Daten ausschließlich für die Zwecke, für die Sie uns Ihre Daten zukommen lassen haben. Hierzu zählen derzeit folgende Zwecke:

  • Bereitstellung und Zurverfügungstellung der Dienste (Organisation und Prüfungsdurchführung von praktischen Kursen zur medizinischen Ausbildung)
  • Prävention von Rechtsverletzungen
  • Instandhaltung der Funktion der App
  • Qualitätssicherung der App

5. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn wir eine „Rechtsgrundlage“ dafür haben. Je nachdem, warum wir Ihre Daten verwenden, nutzen wir unterschiedliche Rechtsgrundlagen. Hier erläutern wir die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der unter III. 3. genannten Daten.

  1. Login Daten
    Die Daten, die Sie bei der Anmeldung anzugeben haben (Uni-ID und Passwort), verwenden wir, um Ihnen den Zugriff auf die HeiCheck-App und deren Nutzung zu ermöglichen. Die Authentisierung erfolgt durch die Nutzerverwaltung des Universitätsrechenzentrums Heidelberg (URZ). Das Passwort wird nicht auf den Anwendungsservern gespeichert. Login-Daten sind erforderlich, um sicheren Betrieb der App zu gewährleisten. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 UAbs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Art. 32 Abs. 1 DSGVO.
  2. Nutzerbezogene Daten
    Die Uni-ID des Nutzenden wird nach erfolgreicher Authentifizierung mit den in HeiCheck hinterlegten Uni-IDs abgeglichen, um zu prüfen, ob die Berechtigung zum Nutzen der Anwendung vorliegt. Außerdem werden persönliche Daten, wie Vorname, Nachname, E-Mailadresse und Matrikelnummer verarbeitet. Diese Informationen sind jeweils direkt den Nutzenden zugeordnet und werden auch nur in deren Profil gespeichert.

    Wenn Sie Studierende der Universität Heidelberg sind, dient Art. 6 UAbs. 1 lit. e i.V.m. Abs. 3 DSGVO i.V.m § 2 Abs. 1 LHG BW als  Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (zur Erfüllung des Lehrauftrags der Universität Heidelberg sowie zur Verfügungstellung des Zugangs bzw. der Nutzung der HeiCheck-App). Sind Sie Dozierende oder Kursleiter der Universität Heidelberg, ermöglicht diese Datenverarbeitung Ihnen den Zugriff auf die App HeiCheck oder auf die Weboberfläche, um die erforderlichen Arbeitsleistungen zu erfüllen. Diese Datenverarbeitung hat Ihren dienstlichen Tätigkeiten zugrunde (Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 15 LDSG) 
  3. Nutzungsaktivitäten
    • Behandlungstermine:
      Die Anwendung soll die Nutzenenden bei der Organisation und Durchführung von praktischen Prüfungen unterstützen. Die Prüfungstermine können daher im System abgebildet werden. Jeder Termin ist mindestens eines Studierenden zugeordnet, der an diesem Termin eine Prüfung durchführt. Des Weiteren können auch die Dozierende einem Prüfungstermin zugeteilt werden, sofern Sie diesen betreuen.
    • Kurszugehörigkeiten:
      Die Kurse spielen in der Anwendung eine zentrale Rolle. Daher weist jeder Nutzende mindestens eine Kurszugehörigkeit auf. Die Nutzungsaktivitäten, sowie die Leistungsdaten sind auch auf den gewählten Kurs beschränkt. Auf dieser Weise können Kursleiter nur die Leistungsdaten der Studierenden einsehen, sofern sie den entsprechenden Kurs betreuen.
    • Tickets / ToDos zur Abnahme von Prüfungsleistungen:
      Während eines Prüfungsablaufs ist es Studierenden möglich die für sie zuständigen Dozierenden über die Abgabe einer Prüfungsleistung zu Informieren oder Hilfe anzufragen. Das erfolgt über eine Warteschlange, in der chronologisch den Dozierenden die Aufgaben als Tickets angezeigt werden. Wird ein Ticket quittiert, so wird dieses auch aus dem System gelöscht. Ein Ticket referiert immer zwei Personen: den Studierenden, der das Ticket aufgegeben hat und den zugeteilten Dozierenden, der das Ticket erhält.

Für Studierenden dient Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e i.V.m. Abs. 3 DSGVO i.V.m § 2 Abs. 1 LHG BW (zur Erfüllung des Lehrauftrags der Universität Heidelberg) und für Dozierenden und Kursleiter dient Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 15 LDSG (zur Erfüllung von dienstlichen Tätigkeiten) als Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung.

  1. Leistungs- und Bewertungsdaten
    • Behandlungsversuche:
      Prüfungsabläufe bilden im System die tatsächliche Durchführung einer Prüfung an einem geplanten Prüfungstermin ab. Ein Prüfungsablauf ist wie ein Termin einem Studierenden zugeordnet, welcher die Prüfung durchführt.
    • Leistungsdaten:
      Leistungsdaten beschreiben die Bewertungen eines Prüfungsablaufs durch die betreuenden Dozierenden. Sie sind demnach immer mindestens einem Dozenten, einer Dozentin und indirekt über den Prüfungsablauf auch einem Studierenden zugeordnet.

Für Studierenden dient Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e i.V.m. Abs. 3 DSGVO i.V.m § 2 Abs. 1 LHG BW und für Dozierenden und Kursleiter dient Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 15 LDSG als Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung

  1. Metadaten der Datensätze
    Jeder Datensatz enthält zusätzliche Metadaten, wie das Erstellungsdatum, das Datum der letzten Änderung, sowie die Benutzer ID des Nutzenden, der zuletzt den Datensatz bearbeitet hat. Diese Informationen sind relevant zur Nachverfolgung von Änderungen, sowie den Vergleich von Datensätzen. Dies ist zur Erfüllung des Lehrauftrags der Universitäten erforderlich, sodass für die Verarbeitung dieser Daten Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e i.V.m. Abs. 3 DSGVO i.V.m § 2 Abs. 1 LHG als Rechtsgrundlage gilt
  2. Technische Protokollierung
    Aufgrund von Sicherheitsmaßnahmen werden in der Anwendung die Anzahl der zuletzt erfolglosen Login-versuche, Systemfehler, sicherheitsrelevante Ereignisse sowie die Systemzugriffe aller Nutzenden protokolliert. Wir verwenden Ihre Daten, um die Stabilität und Sicherheit der App/Weboberfläche zu gewährleisten, einschließlich der Identifizierung und Lösung von technischen oder Sicherheitsproblemen. Außerdem verwenden wir diese Daten, um zu verstehen, wie die Plattform von den Nutzern verwendet wird, und um die Plattform weiterzuentwickeln, zu testen und zu verbessern.  Dies ist zur Erfüllung des Lehrauftrags der Universität Heidelberg erforderlich, sodass für die Verarbeitung dieser Daten Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e i.V.m. Abs. 3 DSGVO i.V.m § 2 Abs. 1 LHG als Rechtsgrundlage gilt.
  1. Empfänger

    Zur Unterstützung unserer Dienste teilen wir die von uns erfassten Daten mit dem folgenden Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter):

    TelemaxX Kommunikations GmbH
    Amalienbadstraße 41, Bau 61
    76227 Karlsruhe
    Deutschland
    Zweck: Bereitstellung der CLOUD-Infrastruktur im Rahmen eines Infrastructure-As-A-Service Angebots.
    Auftragsverarbeitungsvertrag: Ja
  2. Datenlöschung und Speicherdauer

    Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt, wenn die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten dem nicht entgegenstehen, oder wenn ihre Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist.

    Das individuelle Benutzerprofil und eingestellte Inhalte in HeiCheck (Termine, Behandlungen, Leistungsdaten) bleiben in HeiCheck erhalten, und sind für andere involvierte Nutzende sichtbar, bis der Nutzende den Beitrag/das Benutzerprofil löscht oder der Inhalt oder das Benutzerprofil vom Systemadministrator gelöscht wird.

    Wenn Nutzende die Universität Heidelberg verlassen, wird das Benutzerprofil gelöscht, der Inhalt des Beitrags bleibt aber erhalten. Die Nutzerinformationen (Vorname, Name, Profilbild (falls vorhanden)) werden pseudonymisiert, indem Nachname, Vorname, ggf. Matrikelnummer und die Uni-ID durch zufällig generierte Zeichenketten ersetzt werden.

IV. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

  1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung 

    Bei jedem Aufruf einer HeiCheck Web-Anwendung (im folgenden Website genenannt) erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. 

    Folgende Daten werden hierbei erhoben:
    • Verkürzte IP-Adresse des Endgerätes
    • Name der aufgerufenen Datei
    • Datum und Uhrzeit des Aufrufs
    • Übertragene Datenmenge
    • Eine Information, dass der Aufruf erfolgreich war
    • Eine Information, dass der Aufruf nicht erfolgreich war
    • Betriebssystem des Endgerätes

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert, wobei die IP-Adresse unmittelbar nach dem Erfassen gekürzt wird, und zwar eine IPv4-Adresse auf die ersten beiden Bytes, eine IPv6-Adresse auf die ersten 32 Bit. Personenbezogene Profile können mit solch reduzierten IP-Adressen nicht gebildet werden. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt. 

  1. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung 

    Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e i.V.m. Abs, 3 DSGVO i.V.m. § 4 LDSG BW. 
  2. Zweck der Datenverarbeitung 

    Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

    Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.
  3. Dauer der Speicherung

    Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. 

    Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall ist durch die Verkürzung der IP-Adressen der Nutzer eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich. 
  4. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

     Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Website zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit. 

IV. Verwendung von Cookies

  1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung 

    Unsere Webeseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem der Nutzenden gespeichert werden. Ruft eine Nutzer*in eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem der Nutzer*in gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

    Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für die Nutzung der Website zwingend erforderlich sind. Eine Einwilligung zur Speicherung optionaler Cookies ist daher nicht erforderlich. In diesem Zusammenhang erfolgt auch ein Hinweis auf diese Datenschutzerklärung sowie auf die Verwendung von Cookies direkt auf der Website.
  2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

    Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 UAbs 1 lit. e i.V.m. Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 4 LDSG BW. 
  3. Zweck der Datenverarbeitung 

    Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird. 

    Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet. 
  4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit 

    Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unsere Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website voll umfänglich genutzt werden. 

V. Online-Kontakt-Formulare 

Sofern Sie uns Ihre Daten im Rahmen einer Anfrage, Rückmeldung oder Mitteilung zukommen lassen bzw. das auf unseren Webseiten vorhandene Online-Kontaktformular ausfüllen und an uns versenden, verarbeiten und nutzen wir diese Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens bzw. zur Beantwortung Ihrer Anfrage. 

VI. Rechte der betroffenen Person 

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber der Universität Heidelberg zu: 

  1. Auskunftsrecht 

    Sie können von uns eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden. 

    Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von uns über folgende Informationen Auskunft verlangen: 
    1. die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden; 
    2. die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden; 
    3. die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden; 
    4. die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer; 
    5. das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung; 
    6. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde; 
    7. alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
    8. das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.  

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden. 

Dieses Auskunftsrecht kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist. 

  1. Recht auf Berichtigung

    Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber der Universität Heidelberg, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Die Universität Heidelberg hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen. 

    Ihr Recht auf Berichtigung kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist. 
  2. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung 

    Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen: 
    1. wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es der Universität Heidelberg ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen; 
    2. die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbe-zogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen; 
    3. die Universität Heidelberg die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder 
    4. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe der Universität Heidelberg gegenüber Ihren Gründen überwiegen. 

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. 

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von der Universität Heidelberg unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird. 

Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist. 

  1. Recht auf Löschung 
    1. Löschungspflicht

      Sie können von der Universität Heidelberg verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und die Universität Heidelberg ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft: 
      1. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig. 
      2. Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. 
      3. Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein. 
      4. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet. 
      5. Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem die Universität Heidelberg unterliegt. 
      6. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben. 
    2. Information an Dritte
      Hat die Universität Heidelberg die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist sie gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft sie unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben. 
    3.   Ausnahmen 
      Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist 
      1. zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information; 
      2. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem die Universität Heidelberg unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der Universität Heidelberg übertragen wurde; 
      3. aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO; 
      4. für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder 
      5. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. 
  2. Recht auf Unterrichtung

    Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber der Universität Heidelberg geltend gemacht, ist diese verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. 

    Ihnen steht gegenüber der Universität Heidelberg das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden. 
  3. Recht auf Datenübertragbarkeit 

    Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie der Universität Heidelberg bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch die Universität Heidelberg, der die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern 
    1. die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO beruht und 
    2. die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. 

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von der Universität Heidelberg einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden. 

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der Universität Heidelberg übertragen wurde. 

  1. Widerspruchsrecht 

    Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. 

    Die Universität Heidelberg verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, sie kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. 

    Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. 

    Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. 

    Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden. 

    Sie haben auch das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, bei der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO erfolgt, dieser zu widersprechen. 

    Ihr Widerspruchsrecht kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist. 
  2. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung 

    Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
  3. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling 

    Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung 
    1. für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und der Universität Heidelberg erforderlich ist, 
    2. aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen die Universität Heidelberg unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder 
    3. mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt. 

Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder g gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden. 

Hinsichtlich der in (1) und (3) genannten Fälle trifft die Universität Heidelberg angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens der Universität Heidelberg, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört. 

  1. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde 

    Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. 

    Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO. 

    Aufsichtsbehörde im Sinne des Artikels 51 Abs. 1 DS-GVO über die Universität Heidelberg ist gemäß § 25 Abs. 1 LDSG:  

    Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg 

    Hausanschrift:   Königstrasse 10 a, 70173 Stuttgart 

    Postanschrift:   Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart

    Tel.:                 0711/615541-0 

    Fax:                 0711/615541-15 

    E-Mail:              poststelle@lfdi.bwl.de 

    Änderungen unserer Datenschutzbestimmungen:

    Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen können verändert werden, soweit dies aufgrund der technischen Entwicklung erforderlich wird. Es können auch weitere Funktionen der App hinzukommen. In diesen Fällen werden wir auch unsere Datenschutzbestimmungen entsprechend anpassen und Sie in geeigneter Form darüber informieren und – sofern erforderlich – Ihre Zustimmung hierzu einholen.

    Stand: 26.02.2026